Sekretärin / Mitarbeitende m/w/x im Sekretariat (#ekdk)

Die Immanuel Klinik Rüdersdorf, Universitätsklinikum der Medizinischen Hochschule Brandenburg Theodor Fontane, ist Teil des Gesundheitscampus Rüdersdorf am östlichen Stadtrand von Berlin. Als Klinik sind wir fest in der Gesundheitsversorgung der Region verankert, als Universitätsklinikum dabei stets auf dem neusten Stand und offen für Neues. In einer sich gegenseitig wertschätzenden Gemeinschaft arbeiten wir Hand in Hand vertrauensvoll und verbindlich zusammen, schätzen Vielfalt und geben unser Wissen und Können gern weiter. Wir vereinen innovative Spitzenmedizin und Menschlichkeit – überzeugen Sie sich selbst!

Im Sekretariat der Stabsstelle Hochschul- und Wissenschaftsmanagement übernehmen Sie die operative und organisatorische Unterstützung der gesamten Stabsstelle sowie Entlastung der Koordinationen von wiederkehrenden administrativen Tätigkeiten. Die Stelle ist vorerst auf 12 Monate befristet, eine Weiterbeschäftigung darüber hinaus ist angestrebt.

Aufgabenbeschreibung

• allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung der Stabsstelle 
• Kommunikations- und Schnittstellenfunktion gegenüber internen und externen Ansprechpartner:innen 
• Informations- und Dokumentenmanagement, einschließlich Pflege von Ablage-, Verteiler- und Dokumentationsstrukturen sowie Zusammenstellung und Aufbereitung von Unterlagen 
• Terminmanagement einschließlich Koordination von Terminen, Besprechungen und Sitzungen sowie Vor- und Nachbereitung organisatorischer Abläufe 
• Veranstaltungsorganisation einschließlich Raum-, Teilnehmer-, Bewirtungs- und Materialorganisation 
• organisatorische Unterstützung bei Lehr-, Forschungs- und Hochschulveranstaltungen am Campus 
• administrative Unterstützung im Personal- und Finanzbereich, insbesondere bei Onboarding, Terminorganisation sowie Bestellungen, Rechnungsbearbeitung und Kostenübersichten

Voraussetzungen

• abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z.B. Kaufmann*Kauffrau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r, Kaufmann*Kauffrau im Gesundheitswesen) oder eine vergleichbare Qualifikation 
• idealerweise Berufserfahrung im Sekretariat, in der Verwaltung, im Gesundheitswesen oder Hochschulumfeld 
• Organisationstalent und Freude an strukturiertem Arbeiten sowie zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• freundliches und verbindliches Auftreten mit ausgeprägter Serviceorientierung
• gute Kommunikations- und Teamfähigkeit 
• Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Fähigkeit, auch bei mehreren parallellaufenden Aufgaben den Überblick zu behalten
• gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen 
• sichere deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

• abwechslungsreiche Tätigkeit in zentraler Schnittstellenfunktion zwischen Hochschule und Universitätsklinikum mit vielseitigem Arbeitsumfeld, das Einblicke in Studium, Lehre, Forschung und Campusmanagement ermöglicht 
• ein kollegiales und interdisziplinäres Arbeitsumfeld in einem wachsenden engagierten und multiprofessionellen Team 
• attraktive Konditionen nach AVR DWBO, u.a.: regelmäßige Steigerungen des Entgelts, eine jährliche Sonderzahlung, Kinderzuschlag, eine betriebliche Altersversorgung mit arbeitgeberfinanzierter Zusatzversicherung u.v.m;
• Mobilität: Shuttleservice vom Bhf. Erkner, Bike Leasing und Zuschuss zum Deutschlandticket 
• Corporate Benefits: attraktive Rabatte bei Sport, Fitness, Shopping, Reisen und Kultur
• wertvolles Selbstverständnis: Unser Leitbild gibt uns als Mitarbeitenden und als Unternehmen jeden Tag Orientierung für unser berufliches Handeln 

Sekretärin / Mitarbeitende m/w/x im Sekretariat

Die Immanuel Klinik Rüdersdorf, Universitätsklinikum der Medizinischen Hochschule Brandenburg Theodor Fontane, ist Teil des Gesundheitscampus Rüdersdorf am östlichen Stadtrand von Berlin. Als Klinik sind wir fest in der Gesundheitsversorgung der Region verankert, als Universitätsklinikum dabei stets auf dem neusten Stand und offen für Neues. In einer sich gegenseitig wertschätzenden Gemeinschaft arbeiten wir Hand in Hand vertrauensvoll und verbindlich zusammen, schätzen Vielfalt und geben unser Wissen und Können gern weiter. Wir vereinen innovative Spitzenmedizin und Menschlichkeit – überzeugen Sie sich selbst!

Im Sekretariat der Stabsstelle Hochschul- und Wissenschaftsmanagement übernehmen Sie die operative und organisatorische Unterstützung der gesamten Stabsstelle sowie Entlastung der Koordinationen von wiederkehrenden administrativen Tätigkeiten. Die Stelle ist vorerst auf 12 Monate befristet, eine Weiterbeschäftigung darüber hinaus ist angestrebt.

Aufgabenbeschreibung

• allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung der Stabsstelle 
• Kommunikations- und Schnittstellenfunktion gegenüber internen und externen Ansprechpartner:innen 
• Informations- und Dokumentenmanagement, einschließlich Pflege von Ablage-, Verteiler- und Dokumentationsstrukturen sowie Zusammenstellung und Aufbereitung von Unterlagen 
• Terminmanagement einschließlich Koordination von Terminen, Besprechungen und Sitzungen sowie Vor- und Nachbereitung organisatorischer Abläufe 
• Veranstaltungsorganisation einschließlich Raum-, Teilnehmer-, Bewirtungs- und Materialorganisation 
• organisatorische Unterstützung bei Lehr-, Forschungs- und Hochschulveranstaltungen am Campus 
• administrative Unterstützung im Personal- und Finanzbereich, insbesondere bei Onboarding, Terminorganisation sowie Bestellungen, Rechnungsbearbeitung und Kostenübersichten

Voraussetzungen

• abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z.B. Kaufmann*Kauffrau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r, Kaufmann*Kauffrau im Gesundheitswesen) oder eine vergleichbare Qualifikation 
• idealerweise Berufserfahrung im Sekretariat, in der Verwaltung, im Gesundheitswesen oder Hochschulumfeld 
• Organisationstalent und Freude an strukturiertem Arbeiten sowie zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• freundliches und verbindliches Auftreten mit ausgeprägter Serviceorientierung
• gute Kommunikations- und Teamfähigkeit 
• Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Fähigkeit, auch bei mehreren parallellaufenden Aufgaben den Überblick zu behalten
• gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen 
• sichere deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

• abwechslungsreiche Tätigkeit in zentraler Schnittstellenfunktion zwischen Hochschule und Universitätsklinikum mit vielseitigem Arbeitsumfeld, das Einblicke in Studium, Lehre, Forschung und Campusmanagement ermöglicht 
• ein kollegiales und interdisziplinäres Arbeitsumfeld in einem wachsenden engagierten und multiprofessionellen Team 
• attraktive Konditionen nach AVR DWBO, u.a.: regelmäßige Steigerungen des Entgelts, eine jährliche Sonderzahlung, Kinderzuschlag, eine betriebliche Altersversorgung mit arbeitgeberfinanzierter Zusatzversicherung u.v.m. 
• Mobilität: Shuttleservice vom Bhf. Erkner, Bike Leasing und Zuschuss zum Deutschlandticket 
• Corporate Benefits: attraktive Rabatte bei Sport, Fitness, Shopping, Reisen und Kultur
• wertvolles Selbstverständnis: Unser Leitbild gibt uns als Mitarbeitenden und als Unternehmen jeden Tag Orientierung für unser berufliches Handeln 

Immanuel Klinik Rüdersdorf
Seebad 82/83 15562 Rüdersdorf bei Berlin Brandenburg
Frau Stephanie Timm
+49 33638 83- 674

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Alle Kategorien: Verwaltung / Verband / Organisation
Konfession: Keine bestimmte Konfession notwendig
Stellenumfang: Teilzeit
Diakonischer Arbeitgeber


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